Adobe Acrobat : exemples d'utilisation

Voici quelques indications techniques sur l'utilisation d'Adobe Acrobat permettant d'évaluer les qualités de ce logiciel pour la diffusion et l'édition de documents numériques.

1. Diffuser des documents en les protégeant

Vous avez un bel exemple d'utilisation des possibilités de protection des documents PDF avec les notices de l'espace technique de ce site. Ces notices ne sont pas modifiables, quand bien même la personne qui téléchargerait ces fichiers possèderait Acrobat (et pas seulement Acrobat Reader).De même, vous pouvez avoir à diffuser des documents au sein d'un groupe de travail avec la simple contrainte qu'il ne soient pas imprimés (des supports de cours par exemple).

Une personne peut alors les consulter sans que le document soit reproduit pour des raisons diverses (confidentialité, commerciale, technique, financière...). Avec Acrobat, c'est possible. Lorsque vous créez un PDF, la commande ENREGISTRER SOUS du menu FICHIER comporte un bouton "Options" qui vous donne accès à la boîte de dialogue présentée ci-dessous.

Il ne vous reste plus qu'à choisir les protections à appliquer. Voyez : vous avez la possibilité d'empêcher l'impression ! Bien sûr, affectez un mot de passe à ces protections. Validez puis enregistrez le document, c'est fait.

2. Optimiser un dossier

Vous allez me dire, c'est bien tous ces réglages. Mais si on a des dizaines de documents à traîter ainsi, quel temps perdu. Il existe une commande permettant de traiter un répertoire entier de PDF. Observez la commande OPTIMISER UN DOSSIER du menu FICHIER. Voyez : vous pouvez appliquer les mêmes choix de protection, de création des vues miniatures et d'optimisation du document (pour sa consultation sur Internet). Choisissez le dossier où sont stockés vos PDF et validez, Acrobat applique vos choix à tous les fichiers PDF du dossier ainsi choisi ! Très pratique.

3. PDF Maker

Si vous disposez de la suite Microsoft Office et que vous installez Acrobat, vous remarquerez la présence d'un nouveau bouton et d'une commande CREER ADOBE PDF dans le menu FICHIER de Word, Excel et Powerpoint. Acrobat intègre PDF Maker, un module spécialement dédié à Office pour la création de PDF. Ce module utilise Distiller plutôt que l'imprimante virtuelle PDF Writer. Les avantages sont nombreux et j'en citerai deux principaux.

Dans l'onglet "Options générales" tout d'abord, les réglages prédéfinis de Distiller permettent de cibler l'utilisation du document. A noter que si vous créez votre PDF en prenant les réglages "Ecran", la taille des fichiers sera réduite. Le réglage "Impression" conviendra aux documents destinés à l'impression (copie couleur connectée). Le réglage "Presse" est nouveau. Il doit permettre de générer des PDF pour l'impression professionnelle (flashage et également copie couleur connectée) sans erreur. Ces réglages permettent d'optimiser la taille du fichier (pour la consultation) ou sa qualité (pour l'impression). Notez que le PDF est surtout destiné aux petits formats (A4-A3).

Dans l'onglet "Signets", vous disposez d'une fonction puissante et très appréciable. Imaginez que vous transformez en PDF un document long issu de Word (rapport, support de cours, dossier technique...). Ce document a un plan, une structure. Vous avez utilisé les styles "Titre 1" à "Titre 9". Si la case "Titres" est cochée (partie "Eléments à inclure"), le PDF ainsi généré contiendra les signets de tous les titres de paragraphes mis en forme avec ces styles. Ils seront automatiquement créés. Inutile de vous rappeler l'utilité des signets dans Acrobat pour se déplacer dans le document. Les signets sont affichés dans la partie gauche. Un clic sur le texte du signet permet d'atteindre l'emplacement du paragraphe correspondant dans le document. Pratique si le fichier comporte plusieurs dizaines de pages !